[HRer] 워크샵 준비하기(장소 대관: 실내 체육대회)

나는 주니어 HRDer로 올해 1월부터 HRDer 하게 되어, 지금까지 열심히 일을 배우고 있다.

처음에는 새로운 직장에 적응하느라 바빴었고, 지금은 그래도 조금은 여유가 생기고 적응도 된 것 같아

나의 직무 관련 글을 여기에 남겨보려 한다!

정확히 얘기하면 아직 인사보다는 총무에 가깝지만 사실 대기업이 아닌 이상 두 직무의 경계가 불분명하고, 함께 같이 하는 경우가 많다.

나 또한, 실제 일을 해보니깐 총무 일을 하기 위해서는 인사 쪽과 다수 겹치어 알아야 하는 경우도 많더라...

 

여하튼 글로 남겨야 되겠다고 본격적으로 생각하게 된 건 워크샵 준비를 하면서였다..!

팀원과 함께 워크샵을 기획하는데, 함께 할만한 활동들에 대해 찾는 것까지는 괜찮았는데, 장소를 알아보면서 어려움이 있었다.

사실 돈만 있으면 뭔들 못하리..!

알아서 다 찾아주고 돈만 주면 되지만 우리는 또 비용을 생각 안 할 수 없는 입장이다 보니 ㅠㅠ

게다가 신입인 나에게 하나하나가 쉽지 않았고, 어떻게 찾아야 하고, 어디서 정보를 알 수 있는지 막막하기도 했다.

하지만, 우리나라가 어떠한 나라인가~

특히 인터넷이 안터지는 곳이 없을 정도로 IT가 발달되어 있는 나라인데, 뭐라도 검색하면 나오겠지 싶어 검색을 했었다.

하지만 생각보다 많이 없어서 맨땅에 헤딩하듯 정말 하나하나 열심히 다 찾아봤었다.

그래서 부족하겠지만 이런 정보나 나의 직무 경험들을 글로 공유한다면

나와 같은 사람들이 찾을 때 조금이라도 도움이 되면 좋겠다 싶어서 이번 일부터 남겨 보려고 한다!!!

 

근데 아무래도 사진보다는 글 위주일 수밖에 없고ㅠㅠ

이런 정보성 글을 써본 적이 거의 없고 주니어의 경험이라 많이 부족하겠지만 좋게 봐주시길~  

 

그럼 먼저 워크샵을 준비하는 과정 속에서 나는 이번에 장소 대관방법을 자세히 다뤄보려고 한다.

일단 워크샵 기획 순서는 다음과 같다.

1. 워크샵 행사의 취지와 목적 확인(네이버에 검색하면 사실 친목도모의 목적에 가깝다고 볼 수 있다고 나와있다..)

취지와 목적은 어떤 것을 기획하더라도 가장 먼저 확인해야 하고, 그에 따라 기획을 진행하여야 한다. 항상 why를 생각하는 습관이 되어있는 사람이라면 잘하시겠지만, 나도 사실 이렇게 일한 지 얼마 되지 않아서 매번 쉽지 않다.

하지만 그 취지와 목적을 생각하고 진행하는 사람과 아닌 사람은 과정의 깊이가 다를 수 밖에 없고, 결과가 차이 날 수밖에 없다고 생각한다.  

 

2. 워크샵 진행 프로그램 기획(직접 운영/전문 업체 이용)

사실 워크샵을 기획하는 것은 메인 행사를 직접 운영할 것인지, 전문 업체를 이용할 것인지 나누어서 볼 수 있다.

직접 운영하면 정말 그 과정을 시간표를 만들어서 준비와 진행 과정을 전부 맡는 대신, 인사팀에서 직접 컨트롤할 수 있는 게 많다. 

하지만 워크샵 행사 하나에 그렇게까지 시간과 노력을 들일 필요가 없고 금전적인 여유가 있다면,

사실 대부분의 회사에서는 외부 전문 업체를 끼고 진행하거나, 강사를 섭외해서 진행하는 경우가 많다.

그리고 규모에 따라서도 다를 수밖에 없다. 특히 워크샵은 소모임 구성도 아니고 전사 직원이 모이는 큰 자리이기 때문에, 그 모든 사람들을 과연 인사팀에서 컨트롤할 수 있는지에 대한 부분을 생각해야 되기 때문이다.  

나 또한, 여기 회사뿐만 아니라 대학교 행사 때나 어떤 활동을 할 때 워크샵은 대부분 외부 강사를 끼고 진행했던 것 같다.

결국 우리도 외부 진행 업체를 알아보았는데, 대부분 체육대회를 많이 하고 있었다. 여기저기 알아봤지만

콘텐츠는 다 비슷했고, 등산하거나 팀빌딩 게임들로 이루어져 레크레이션하거나 교육 듣는 경우도 있고, 체육대회, 캠핑 등등 맛있는 거 먹고 술 마시고 하는 거 정도? 그리고 다음날 여행지 좀 들렸다가 퇴근하는 식으로 진행하는 회사도 있더라. 각 조직마다 다르겠지만 우린 외부업체를 이용하기로 결정이 나서 찾아보다가 그나마 컨셉을 좀 다양하게 해서 진행하는 곳이 있어 링크를 남겨둔다. 

 

<'더플랜컴퍼니' 완벽한 행사의 시작 더플랜컴퍼니 (theplan10.com) >

여기는 방탈출 컨셉이나 지구오락실처럼 인기 있는 예능 프로그램의 컨셉을 가져와서 레크레이션을 진행하고 있다.

우린 이번에 이용을 못해보지만 다양한 컨셉의 프로그램들이 많아서 좋았다..! 따로 문의를 남겨놓으면 제안서를 주시고 시간과 날짜, 장소에 대해 적어놓으면 더욱 구체적인 견적을 받을 수 있다.

※실제 프로그램 이용해보신 분들이 있다면 후기 남겨주세요~ 많은 분들과 공유할 수 있을 것 같아 좋을 것 같네요 :)

 

 

3. 워크샵 장소 섭외

이제 언제 어떤 걸 할지가 결정이 됐다면 장소를 섭외하면 된다. 보통은 1박 2일로 해서 펜션이나 호텔 등 숙소를 이용하고 세미나실이나 강당을 빌린다. 하지만 내가 장소 섭외가 가장 힘들었던 이유 중 하나! 당일치기로 진행한다는 것이다.

또한, 서울시 내에서 찾아야 했고, 심지어 실내 체육관이어야 했다...!

날씨의 영향도 있고, 미세먼지도 그렇고 실내에서 진행하는 게 여러모로 좋겠다고 하셔서 정말 4일 내내 찾아본 것 같다. 실외 운동장이었다면 차라리 나았을 텐데 실내 체육관을 하루만 대관하자니 쉽지 않았다. 심지어 날짜도 주말이고 시간도 한 달 밖에 안 남은 상황이었다. 

결국 어차피 외부 전문 업체에서 진행하는 거 장소도 같이 섭외해달라고 부탁드렸으나, 거기서도 별다른 장소를 찾지 못하고 서울 외곽으로 나가야 하는 상황이 온 것이다!

그래서 그 모든 상황을 설명드리고 그나마 회사와 가까운 서울 외곽에 적절한 장소를 찾을 수 있었다... ㅎ

 

본격적으로 서울 시내에 실내 체육관을 대관하려고 멘땅에 헤딩하면 찾은 방법들을 공유하자면

1) 시나 구의 체육센터

기본적으로는 스포츠센터를 이용할 수 있는데, 지역 주민들의 복지향상을 위해 만들어진 시설이기 때문에 싸며 큰 조건 없이 시간과 날짜만 맞다면 빌릴 수 있다. 하지만 체육센터이기 때문에 체육 프로그램들을 운영하고 있어, 생각보다 빌리기 어려울 수 있다. 그래서 더욱 미리미리 예약하지 않으면 대부분 꽉 차 있다... ㅎ 시간이 여유가 없었던 우리는 구할 수 없을 수밖에..ㅎ

 

2) 학교의 체육관

대학교 같은 경우, 가능한 곳이 있고 아닌 곳이 있는데 직접 발품 팔듯이 전화로 확인을 해봐야 한다. 그러나, 쉐어잇(쉐어잇 (shareit.kr))이라는 사이트를 이용해서 편하게 대여신청을 할 수 있다. 물론 저 사이트에 올라온 곳 이외에도 있을 수 있지만 결국 직접 확인해 봐야 되는 건 똑같다. 다만 좀 쉽게 저 사이트를 통해서 알아본다면 그만큼 금액이 비쌀 수밖에 없고, 사설 위주이기 때문에 비싸다는 게 그냥 제일 크다.. ㅎ 그리고 대학교의 경우 대내 행사도 있고 일정 확인 과정에서 시간이 오래 걸릴 수 밖에 없다. 우리도 쉐어잇을 통해 문의 후 회신은 일주일정도 봐야 된다고 하더라.

 

그럼 초중고는 어떻게 빌릴 수 있을까? 그것도 알아보니 국공립학교에 대해서 가능한 곳이 있더라. 

학교시설사용 유무선시스템(리스트 > 시설검색/예약 | 서울시교육청 학교시설 유무선 예약시스템 (sen.go.kr))이라고 체육관이나 강당, 그 외 운동장 등 시설을 빌릴 수 있는 학교를 알아볼 수 있고, 예약이 가능하다면 신청할 수 있다. 가격도 비싸지 않고 종류도 많지만, 학교마다 사정이 다 달라서 장기대관만 받는 경우나 평일만 가능한 경우 등의 제한이 있다. 또 코로나 이후로도 외부출입이 많이 제한되어, 신청하더라도 학교에 전화로 다시 한번 확인해 보는 게 가장 빠르고 정확하다. 특히 체육관에 실내화를 신고 들어가야 된다거나 환경상 마이크 사용은 안되거나 하는 등의 조건도 있으니 반드시 전화해서 확인해 보시길!

 

3) 청소년센터(청소년수련관)

체육을 많이 할 만한 곳이 어디 있을까 생각해 보면 당연히 여기도 있다. 나도 어릴 때 수련원을 갔던 기억이 나는데, 여기도 각 구나 시마다 청소년센터가 있기 때문에 잘 알아보면 큰 체육관이 있는 곳이 있다. 그래서 사이트에 들어가면 대관안내 페이지가 따로 있을 정도다. 참고로 체육관 말고도 강의실이나 공연장 등 다른 공간도 대여가능하긴 하다. 또한, 가격이 싸지만 체육센터와 비슷하게 기존의 프로그램이 잡혀있다면 대여는 힘들 수 있다. 

 

4) 실내 농구장

너무 없어서 농구장 또한 알아보았는데, 서울 시내는 사설도 비쌌고 잘 없었는데 심지어 예약도 찼었다. 사실 학교도 그렇고 농구장도 그렇고 만약 아는 지인이 있거나 정보력이 있으면 좋은데 그게 없었기 때문에... 나는 지푸라기 잡는 심정으로 농구 카페라도 가입해서 연락을 했었다..

그 덕분에 결국 우리는 시외로 가까운 곳에 싸게 빌릴 수 있었다. 너무 외진 곳도 아니어서 버스로도 갈 수 있었고, 취식도 가능했다. 나름 비용도 아끼고 시간적 여유가 없었던 것에 비해 잘 찾았다고 칭찬받았지만 정말 쉽지 않았다...(내가 정보를 남긴 이유...ㅎ)

 

솔직히 당일치기, 실내 체육관, 가까운 곳 등 이렇게까지 똑같은 워크샵을 가는 회사는 잘 없겠지만 그래도 이렇게 찾아보면서 다른 장소 대여도 같이 할 수 있는 곳을 많이 알게 되었다. 그래서 이제 웬만한 장소 대관은 쉽게 할 수 있을 듯하다..! 특히 서울 내라면 서울특별시 공공서비스예약 (seoul.go.kr) 이라고 체육시설이나 공간시설 등등 다양한 대여시설을 확인할 수 있는 사이트도 참고하자.

 

4. 워크샵 물품 및 식사 준비

아직 끝나지 않았다...! 장소가 이제 정해지면 식사부터 상품이나 각종 필요한 물품들을 준비해야 된다. 아무리 외부 전문 업체를 이용하더라도 전체적으로 운영하고 관리하는 것은 HR 팀이기 때문에 혹시나 일어날 여러 가지 상황에 대비해서 준비해야 한다. 

 

5. 워크샵 진행(당일)

당일에 워크샵을 무사히 진행하고, 이후 내년에 반영할 구성원들의 피드백을 받으면 끝!

사실한 줄 적었지만 엄청난 에너지 소모가 필요한 일이지... 

무사히 끝내기만 해도 반은 했다고 볼 수 있는 워크샵...ㅎ

 

나와 같이 장소 대관 관련해서 어떻게 찾아야 할지 막막하다면 내가 찾은 방법들을 참고하시고

그 외 다른 방법도 있다면 공유해 주시면 감사하겠습니다 :)

모든 주니어 인사총무담당자들 파이팅!

 

 

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긴 글 읽어주신 분들 감사합니다!